Zaměření

Aplikace komplexně pokrývá proces zpracování příchozí a odchozí korespondence.
Je určena pro nasazení na platformě IBM Domino/Lotus Notes.

Funkce

• Evidence záznamů všech dokumentů (přijatá/odeslaná korespondence).
• Podací deník - systém automaticky vygeneruje požadovaný přehled za určené období.
• Distribuce (přidělování) těchto záznamů mezi jednotlivými pracovišti (podací místa), popř. zaměstnanci.
• Nastavení úrovní přístupu uživatelů k záznamům vyřízených písemností.
• Funkce automatického upozorňování prostřednictvím e-mailu dle definovaných podmínek o přidělení nových záznamů, prodlevách termínu plnění závazků apod. včetně linku propojujícího na konkrétní záznam aplikace.
• Možnost propojení funkčnosti s modulem ePodatelna.
• Automaticky generované identifikační číslo písemnosti (číslo jednací).
• Specifikace způsobu vyřízení dokumentu ve skartačním řízení.
• Provázanost mezi záznamem přijaté písemnosti a souvisejícím záznamem odpovědi.
• Systémová identifikace stavu zpracování písemnosti (přijato, v řešení, vyřešeno…)
• Historie záznamu: jedná se o systémem řízenou sekci, v níž je ukládána kompletní historie zpracování písemnosti. V okamžiku zásahu jakéhokoliv uživatele je o daném úkonu proveden záznam.
• Položky záznamu mohou být v závislosti na definovaných pravidlech modifikovány v rámci jednotlivých (patřičných) etap procesu – např. vložení skartačního znaku finálním řešitelem záznamu, specifikace způsobu vyřešení, termín vyřízení určí GŘ atd.

Přínosy aplikace

• Jednoznačná prokazatelnost odpovědnosti za každou procesní fázi
• Vysoká adaptabilita na konkrétní podmínky společnosti
• Možnost implementace aplikace do prostředí podnikového intranetu – přístup k aplikaci prostřednictvím web browseru

V případě zájmu o bližší informace k tomuto produktu (popř. zpracování nezávazné kalkulace) nás neváhejte kontaktovat zde.