Zaměření

Aplikace Řízená dokumentace využívá procesního přístupu k řízení tvorby, připomínkování, schvalování, distribuce a změnování organizační dokumentace společnosti.
Aplikace je určena pro nasazení na platformě IBM Domino/Lotus Notes.

Funkce

• Tvorba nových dokumentů s využitím přednastavených šablon (např. příručka, procesní listy, směrnice, pracovní postupy, pracovní instrukce, nařízení vedoucího, atd…)
• Editace dokumentů v prostředí MS Office nebo OpenOffice
• Dynamické nastavení schvalovacího cyklu dokumentu, včetně jeho připomínkování
• Možnost kontroly dokumentů správcem řízené dokumentace – např. před odesláním dokumentu do připomínkování nebo před odesláním dokumentu ke schvalovateli)
• Schválení nové revize dokumentu automaticky archivuje revizi předchozí
• Distribuce schváleného dokumentu podle stanoveného rozdělovníku
• Řízení záznamů o seznámení s dokumentem
• Tisk dokumentů umožněn ve formě řízených a neřízených výtisků. Pro jednotlivé řízené výtisky je udržován distribuční seznam, který usnadňuje jejich stažení po ukončení platnosti.
• Veškeré úkoly vznikající během práce s dokumentací (revize dokumentu, připomínkování, schválení, seznámení, atd.) jsou zasílány včetně odkazu na dokument prostřednictvím elektronické pošty. Tuto funkčnost lze dále rozšířit napojením modulu na aplikaci „Úkoly“.
• Formu a druhovou variabilitu dokumentů i jednotlivých procesů v aplikaci lze operativně přizpůsobovat požadavkům společnosti.

Přínosy aplikace

• Vysoká adaptabilita na konkrétní procesní podmínky a konkrétní typy dokumentů, jednoznačné nastavení odpovědností
• Jednoduchý přístup ke všem potřebným výstupům (připomínky, rozdělovníky dokumentů, distribuce řízených výtisků, seznámení s dokumenty, a další)
• Zjednodušení administrativy (seznamování zaměstnanců s novými dokumenty, zjišťování stavu dokumentů apod.)
• Automatické upozorňování na potřebu revize dokumentu.
• Automatické publikování dokumentů k datu účinnosti
• Zpracování požadovaných výstupů z aplikace (např. seznam dokumentace, záznamy o seznámení, distribuční listy, apod.)